Das Thema Kaffeevollautomaten ist äußerst vielseitig. Unser großer Kaffeevollautomaten-Test 2025 zeigt nur einen kleinen Ausschnitt der riesigen Modellauswahl im Consumer-Bereich. Möchten Sie einen Kaffeevollautomaten für Ihre Firma anschaffen, reichen diese Consumer-Modelle nicht unbedingt aus. Wichtig ist, sich bei der Beschaffung grundsätzliche Fragen zu stellen.
Inhaltsverzeichnis
- Kaffeevollautomat für Firmen: Gastronomie, Hotel oder Büro?
- Verschaffen Sie sich einen Kostenüberblick für den Kaffeevollautomaten Ihrer Firma
- Welche Getränkevarianten benötigen Sie?
- Die Praxis-Frage: Wie soll der Kaffeevollautomat betrieben werden?
- Beschaffung von Kaffeevollautomaten für Firmen: kaufen, leasen oder mieten?
- Die richtigen Fragen sind entscheidend
In unserer Ratgeberserie zu Kaffeevollautomaten in Gastronomie und Büro können wir Ihnen nur allgemeine Kauftipps geben. Für individuelle Vergleichsangebote haben wir uns einen kompetenten Partner an die Seite geholt. Füllen Sie hierzu das Formular aus und erhalten Sie unverbindliche Vorschläge für B2B-Vollautomaten.
Kaffeevollautomat für Firmen: Gastronomie, Hotel oder Büro?
Branche und Größe Ihres Unternehmens sind grundlegende Anhaltspunkte für den geeigneten Kaffeevollautomaten. Bei uns standen bisher ausschließlich Vollautomaten und Kaffeemaschinen aus dem Consumer-Bereich auf dem Prüfstand.
Selbst unsere Testsieger sehen wir höchstens in Büroräumen kleiner Unternehmen oder in überschaubaren Bürogemeinschaften.
Automaten wie der Miele CM 7550 oder der Siemens EQ.9 sind in unseren Augen ideal für maximal sechs Nutzer. In größeren Unternehmen und Hotels bzw. Pensionen kommen größere Modelle ins Spiel, etwa der WMF 1500 S oder verschiedene professionelle Tchibo Kaffeevollautomaten. Diese werden ebenfalls von WMF hergestellt.
Der 1500 S von WMF schafft bis zu 180 Tassen am Tag. Das ist schon eine ordentliche Ansage, reicht aber nicht ansatzweise an eine Maschine wie den Melitta Cafina CT8 heran, der rund 200 Café Crèmas in der Stunde zubereitet.
Verschaffen Sie sich einen Kostenüberblick für den Kaffeevollautomaten Ihrer Firma
Der tägliche Durchsatz ist die Basis Ihrer Kalkulation bei der Beschaffung eines Kaffeevollautomaten. Am Ende steht ein Tassenpreis, der Aufschluss darüber gibt, ob die Investition in einen professionellen Vollautomaten sinnvoll ist – oder ob eine Industrie-Kaffeemaschine die bessere Wahl wäre.
Der Tassenpreis beinhaltet eine Reihe von Aspekten:
- Beschaffungspreis der Maschine nach Variante (Miete, Leasing, Kauf)
- Abschreibungsdauer
- Kosten für Wartung und Reparaturen
- Kosten für Wasser und Strom
- Kosten für Verbrauchsmaterialien (Kaffeebohnen, Milch, Zucker)
Die jeweiligen Kosten steigen zwar mit der Zahl der Bezüge, rechnen sich aber, da sie auf mehrere Köpfe verteilt werden. Deswegen ist es wichtig, dass Sie die benötigten Bezüge möglichst genau ermitteln.
Beziehen Sie weniger als 50 Tassen pro Tag mit einer Maschine, die locker das Zehnfache schafft, ist das ein Verlustgeschäft. Ebenso wenig sinnvoll ist die Beschaffung einer Kaffeemaschine, die 20 Tassen pro Tag schafft, wenn Sie 20 Mitarbeiter mit Kaffee versorgen möchten. Denn Sie können nicht davon ausgehen, dass jeder Mitarbeiter pro Tag nur einen Kaffee bezieht.
Etwas anders als in Büros sieht die Kalkulation bei Gastronomie-Kaffeevollautomaten aus. Denn in der Gastronomie haben Sie keine feste Bezugsgröße wie die Mitarbeiterzahl. Das Gästeaufkommen schwankt mitunter deutlich.
Hier ist es ratsam, vor dem Kauf zunächst eine große Kaffeemaschine für Unternehmen zu mieten. Zwar sind die Kosten für die Ausleihe über einen Zeitraum x höher als bei einem Kauf, allerdings sinkt das Risiko einer Fehlinvestition.
Außerdem zeigt sich in einem solchen „Testbetrieb“, ob Sie in Ihrem Gewerbe- oder Gastro-Betrieb mit einem Kaffeevollautomaten gut bedient sind oder ob eine große Kaffeemaschine oder ein Siebträger bessere Alternativen sind.
Da es in diesem Bereich sehr speziell wird, haben wir uns Unterstützung in Sachen Profi-Vollautomaten geholt. Tragen Sie die wichtigsten Eckdaten in das Formular ein, um ein unverbindliches individuelles Angebot unseres Kooperationspartners zu erhalten.
Welche Getränkevarianten benötigen Sie?
Neben der Zahl der Tassen spielt auch die Getränkevielfalt eine wichtige Rolle. In der Gastronomie gewinnt die Vielfalt, aber in Büros kann das ganz anders aussehen. Manche Unternehmen finden bei Mitarbeiterbefragungen heraus, dass sich die Lust auf Espresso oder Latte Macchiato in Grenzen hält, während die Kanne Filterkaffee im Nu geleert wird.
Oder vielleicht haben Sie viele Teeliebhaber in der Belegschaft, die einen hohen Bedarf an heißem Wasser haben? Werden häufig Kinder verpflegt, sollte der Kakaobedarf berücksichtigt werden.
Machen Sie sich ein möglichst genaues Bild vom Bedarf in Ihrem Unternehmen, um zu ermitteln, welche Funktionen Ihr Vollautomat mitbringen muss. Unter Umständen finden Sie dabei heraus, dass eine Industrie-Kaffeemaschine für Ihre Zwecke ideal ist. Eine gute Ergänzung wäre dann ein High-End-Kaffeevollautomat aus dem Consumer-Bereich, etwa der Jura Z8.
Die Praxis-Frage: Wie soll der Kaffeevollautomat betrieben werden?
Haben Sie die wichtigsten Fragen beantwortet, bleiben noch einige Details zu klären. Etwa, wer das bezahlen soll. Gehört der Kaffee nicht zu den Incentives in Ihrem Unternehmen, kommt die gute alte Kaffeekasse ins Spiel. Da diese ab einer gewissen Mitarbeiterzahl nicht mehr funktioniert, ist ein Bezahlsystem für den Kaffeeautomaten sinnvoll.
Zudem sollten Sie bei Profigeräten wie dem WMF 8000 S den Betrieb mit Festwasseranschluss in Erwägung ziehen. Leere Wassertanks und volle Abtropfschalen sind dann kein Thema mehr. Gerade in der Gastronomie ist ein Automat mit Wasseranschluss ab einem gewissen Durchsatz empfehlenswert.
Weitere Aspekte, die bei der Beschaffung eines Kaffeevollautomaten für Firmen eine Rolle spielen:
- Zweiter Bohnenbehälter für den einfachen Wechsel zwischen verschiedenen Bohnen, z.B. „normal“ und „decaf“
- Frischmilchsystem statt Milchpulver: Frischmilch ist die aufwendigere, aber auch geschmackvollere Variante
- Display mit Touch-Funktion oder einfache Knöpfe: Je mehr Personen das Gerät nutzen, desto wichtiger ist eine einfache Menüführung
Ebenfalls eine Überlegung wert sind Unterschränke und ähnliche Ergänzungen für professionelle Vollautomaten. Diese schaffen Platz für verschiedene Gefäße und einen Vorrat an Verbrauchsmaterialien.
Beschaffung von Kaffeevollautomaten für Firmen: kaufen, leasen oder mieten?
Wenn Sie Ihren tatsächlichen Bedarf ermittelt haben, kommen Sie unweigerlich zur Frage nach der besten Investitionsstrategie. Zwar können wir Ihnen hierauf keine pauschale Antwort geben, aber es gibt einige Faustregeln zur Orientierung:
- Kaffeevollautomaten für bis zu sechs Personen sollten Sie kaufen. Die Abschreibung dieser Geräte macht den Kauf günstiger als Leasing oder Miete. Zudem finden sich die vergleichsweise kleinen Geräte nur selten im Sortiment professioneller Verleiher.
- Kaffeevollautomaten höherer Klassen eignen sich für die Miete. Wir halten es sogar für die beste Variante, einen professionellen Kaffeevollautomaten zu mieten.
- Kaffeevollautomaten leasen lohnt sich in unseren Augen kaum bis gar nicht. Warum wir das so sehen, erklären wir im Artikel.
Um von diesen allgemeinen Aussagen zu maßgeschneiderten Vorschlägen für Ihr Unternehmen zu kommen, füllen Sie unser Formular aus.
Die richtigen Fragen sind entscheidend
Bei der Suche nach dem besten Kaffeevollautomaten für Firmen kommt es auf verschiedene Aspekte an. Grundlegend sind die benötigte Bezugsmenge und die gewünschte Kaffeevielfalt. Je nachdem, welche Getränke und Mengen bei Ihnen gefragt sind, kommen unterschiedliche Geräte infrage – vom High-End-Consumer-Vollautomaten für kleine Büros bis zum Profi-Modell für Gastronomie-Betriebe.
Nicht vergessen: Guter Kaffee braucht gute Bohnen! Viele Verleiher von Profi-Maschinen zwingen Ihnen ihre Bohnen auf. Seien Sie aufmerksam, wenn für einen Mietvertrag die Abnahme einer festgelegten Menge Bohnen erforderlich ist.
Es gibt eine Vielzahl an Röstereien, die Geschäftskunden sehr gute Bohnen anbieten. Machen Sie sich nicht abhängig von großen Marken. Auch wenn einige günstige Mietverträge wegfallen, lohnt es sich, nach anständigen Partnern für Ihre Bohnen Ausschau zu halten. Denn guter Kaffee ist gut fürs Image!
Logisch also, dass wir uns für unseren Angebotsvergleich einen herstellerunabhängigen Anbieter gesucht haben. Tragen Sie die grundlegenden Daten in das Formular ein, um ein passendes Angebot zu erhalten. Ergänzend dazu erfahren Sie bei uns auch, wie Sie Ihren Kaffeevollautomaten steuerlich geltend machen können.
Wir bedanken uns bei Sonntagmorgen.com für das in diesem Beitrag zur Verfügung gestellte Bildmaterial.