Kaffeevollautomat mieten oder kaufen? Tipps für Ihre Investitionsstrategie 2024

In unserer Artikelreihe Kaffeevollautomaten für Gastronomie und Büro konzentrieren wir uns ganz auf den professionellen Einsatz von Kaffeevollautomaten und großen Kaffeemaschinen. 

Unternehmen, Hotels und Pensionen stellen andere Anforderungen an die Automaten, was natürlich auch für die Beschaffung gilt. Während für Privatpersonen kaum etwas anderes als der Kauf infrage kommt, ist die Miete von Kaffeevollautomaten für Firmen und Büros oft die bessere Wahl.

Allerdings hängt die ideale Investitionsstrategie von einigen Faktoren ab. Dazu gehört unter anderem ein individueller Kosten-Nutzen-Vergleich, für den Sie möglichst genaue Bezugszahlen kalkulieren sollten: Brauchen Sie 50 Tassen pro Tag oder kommen Sie mit 20 Tassen hin? Ein weiterer Faktor sind Ihre Ansprüche an den Kaffee-Partner, mit dem Sie kooperieren.

Um Ihnen die Suche nach passenden Angeboten und Anbietern zu erleichtern, haben wir uns einen vertrauenswürdigen und erfahrenen Partner an die Seite geholt. Mit einigen Angaben zu Ihrem Bedarf erhalten Sie ein individuelles Angebot zu Kauf, Leasing oder Miete eines passenden Kaffeevollautomaten für Ihr Unternehmen.

Kaffeevollautomat mieten oder kaufen: Kosten kalkulieren

Wenn Sie die Wirtschaftlichkeit verschiedener Kaffeemaschinen und Vollautomaten beurteilen und vergleichen möchten, berechnen Sie den Preis pro Tasse. Bei unseren bisherigen Recherchen und Kaffeevollautomaten-Tests sind wir auf folgende Durchschnittspreise gekommen:

• Vollautomat: etwa 0,16 Euro pro Tasse
• Kapselmaschine: über 0,35 Euro pro Tasse
• Filterkaffeemaschine: unter 0,10 Euro pro Tasse

Allerdings sind das nur grobe Werte. Für Ihre Kalkulation sollten Sie genauer hinschauen und möglichst genaue Zahlen erfassen. Die folgenden Faktoren sind maßgeblich für Ihre jährlichen Kaffeekosten:

1. Anzahl der Kaffeebezüge (Personen × Tassen pro Tag × Arbeitstage)
2. Verbrauchskosten pro Tasse (Preis für Kaffeebohnen, Zucker und Milch pro Tasse)
3. Jährliche Nebenkosten (Wasser, Strom, Pflege und Wartung)
4. Anschaffungskosten des Automaten
5. Abschreibungsdauer (abhängig von Beschaffungspreis und Investitionsvorgaben)

Beispielsberechnungen

Anhand der entsprechenden Zahlen können Sie ausrechnen, ob Kauf oder Miete die bessere Variante ist. Wir haben beispielhafte Kalkulationen für zwei unterschiedliche Szenarien vorgenommen.

Szenario A

Eine Bürogemeinschaft mit sechs Personen möchte den Jura Z8 Kaffeevollautomaten anschaffen. Pro Kopf und Tag sollen drei Tassen Kaffee zubereitet werden. Der Kaufpreis liegt zum Zeitpunkt unserer Recherche (Mai 2020) bei 2.160,00 Euro (ohne Mehrwertsteuer). Die durchschnittliche Abschreibungsdauer beträgt drei Jahre.

Unsere Rechnung sieht folgendermaßen aus:

• 6 Personen × 3 Tassen = 18 Tassen pro Tag (T)
• 18 T × 250 Arbeitstage = 4.500 Tassen im Jahr
• 4.500 Tassen × 3 Jahre = 13.500 Tassen
• 2.160 Euro (Maschinenpreis) / 13.500 = 0,16 Euro pro Tasse bei einer Abschreibung über 3 Jahre
• 375 Tassen pro Monat × 0,16 Euro = 60,00 Euro Maschinenkosten monatlich

Hinzu kommen die Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Kaffeebohnen, Milch und Zucker sowie Wasser- und Stromkosten. Dafür schlagen wir grob geschätzte 15 Euro pro Monat drauf und landen bei einer Summe von 75 Euro pro Monat.

Nun ist die Frage, mit welcher Monatsrate Sie bei einem Miet-Gerät kalkulieren müssten. Da der Jura Z8 eher ein Consumer-Modell ist, gibt es kaum Mietangebote. Für den Einsatz in unserer exemplarischen Bürogemeinschaft ist er jedoch besser geeignet als ein professioneller Automat. 

Wir haben ein Angebot gefunden, das bei einer 36-monatigen Laufzeit eine monatliche Rate von rund 79 Euro vorsieht. Möchten Sie Wartung und Reparaturen abdecken, liegen die monatlichen Kosten bei 85 Euro. Verbrauchsmaterialien, Strom und Wasser sind damit noch nicht bezahlt.

Für die Bürogemeinschaft in unserem Beispiel ist der Kauf also die deutlich günstigere Variante. Passende Geräte dafür stellen wir Ihnen in unserem Artikel Kaffeevollautomaten fürs Büro vor. Das gilt selbst dann, wenn man die Kosten für Wartung und Reparatur abzieht, die im Falle eines 6-Personen-Büros nicht anfallen dürften.

Szenario B

Für einen gastronomischen Betrieb soll ein professioneller Kaffeevollautomat angeschafft werden: Der WMF 5000 S schafft bis zu 250 Tassen pro Stunde. Der Preis für dieses Profi-Modell wird nur auf Anfrage angegeben.

Für unser Rechenbeispiel legen wir einen Beschaffungspreis von 10.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) zugrunde. Die Tassenzahl setzen wir mit 250 Tassen pro Tag an und kommen damit auf einen Tassenpreis von 0,05 Euro. Die monatlichen Maschinenkosten bei Kauf betragen rund 260 Euro.

Während im ersten Beispiel die Entscheidung für den Kauf auf der Hand liegt, ist die Sache im zweiten Szenario etwas komplizierter. Denn im Gastro-Bereich können Sie keine regelmäßige Bezugszahl zugrundelegen. Das Gästeaufkommen schwankt und je nach Saison werden mehr oder weniger Kaffeegetränke nachgefragt.

Dazu kommt, dass mit der Zahl der Bezüge auch der Neben- und Verbrauchskostenanteil steigt. Zudem ist der Wartungsaufwand höher. Ab einer Größenordnung von 10 Personen oder 30 Tassen pro Tag empfehlen wir Ihnen, über unser Formular ein individuelles Angebot für Kauf oder Miete eines Vollautomaten einzuholen. Je mehr Bezüge der Automat leisten soll, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich die Miete für Sie lohnt.

Kaffeevollautomaten für Events: Ist Miete oder Kauf besser?

Hochwertige Consumer-Vollautomaten wie der Melitta CI Touch und der Siemens EQ.9 schneiden in unserem Kaffeevollautomaten-Test 2024 gut ab. Für den mobilen Business-Einsatz auf Messen, Feiern und ähnlichen Veranstaltungen eignen sie sich aber nicht. Für einen hohen und schnellen Bezug sind sie einfach nicht ausgelegt. Das rächt sich schon bei einem überschaubaren Gästeandrang.

Um ausreichend Power auch für viele Gäste zu haben, empfehlen wir Ihnen, einen erfahrenen Mietanbieter ins Boot zu holen. Viele Anbieter haben spezielle Tarife für die tage- oder wochenweise Ausleihe von professionellen und schnellen Geräten. 

Dazu kommen Versicherungspakete gegen Schäden sowie oft der sichere Transport an den Veranstaltungsort. Sie müssen sich lediglich um den Betrieb vor Ort kümmern.

Auch wenn die Kosten für die Miete den Kaufpreis irgendwann übersteigen, ist die Mietvariante für mobile Gastro-Anbieter aufgrund der typischen Einsatzumstände oft die bessere Wahl. Es sei denn, Kaffee ist Ihr Kerngeschäft. Dann ist ohnehin die eigene Espressomaschine angeraten.

Kaffeevollautomaten mieten: Angebote verschiedener Marken 

Es gibt eine Reihe von Mietanbietern, darunter den Coffeeservice für Tchibo-Kaffeevollautomaten oder Melitta Professional Coffee Solutions. Tchibo bietet Automaten in unterschiedlichen Leistungsstufen. Neben hauseigenen Whitelabel-Produkten finden Sie hier auch professionelle Automaten von WMF und größere Modelle von Jura. 

Bei Melitta hingegen sind ausschließlich eigene Automaten erhältlich, ebenfalls in verschiedenen Leistungsklassen. Egal, ob Sie einen dieser beiden Anbieter wählen oder einen anderen ins Auge fassen – es gibt einige Punkte, auf die Sie achten sollten:

• Ist der Mietpreis marktüblich?
• Entspricht das Angebot Ihrem tatsächlichen Bedarf?
• Sind Service und Wartung inbegriffen?
• Ist die Mietdauer angemessen? Sind Wechsel oder Upgrade möglich?
• Gibt es einen Ansprechpartner in Ihrer Nähe?

Ein für uns sehr wichtiger Aspekt ist die Wahl der Bohnen. Wir raten Ihnen davon ab, einen „Bohnenvertrag” abzuschließen, der Sie zur Abnahme der Kaffeebohnen des Verleihers verpflichtet. Suchen Sie sich für gute Bohnen lieber eine lokale Rösterei, die B2B-Angebote im Programm hat.

Kaffeevollautomat mieten für Firmen oder privat: Was lohnt sich?

Lohnt es sich als Privatperson, einen Kaffeevollautomaten für das eigene Zuhause zu mieten? Wir sagen: Nein.

Das liegt vor allem daran, dass die meisten Verleiher in erster Linie professionelle Automaten anbieten, die auf eine gewerbliche Nutzung ausgerichtet sind. Je nach Modell liegt die monatliche Gebühr bei recht günstigen 40 Euro. Angesichts eines Kaufpreises von rund 1.500 Euro für einen hochwertigen Automaten wie den Siemens EQ.9 klingt das sehr verlockend. Aber selbst die kleinen Profi-Modelle sind für die private Küche deutlich überdimensioniert. 

Zum einen braucht es daheim kein teures Gerät mit großer Power. Unsere kompakteste Empfehlung aus dem Kaffeevollautomaten-Test, den DeLonghi Magnifica ECAM 22.110.B, erhalten Sie schon unter 300 Euro. Zum anderen können Sie gut auf die Serviceleistungen verzichten, die Sie bei einem Mietvertrag mitbezahlen. 

Dennoch ist es nicht völlig ausgeschlossen, dass Sie einen Anbieter finden, der Ihnen ein Angebot macht, dass sich das Leihen auch für einen Privathaushalt lohnt. 

Nutzen Sie dafür – und natürlich auch für professionelle Fälle – unser Formular. Weitere Infos, etwa zur Abschreibung Ihres Kaffeevollautomaten, finden Sie in unserer Artikelreihe zu Vollautomaten in Gastronomie und Büro.

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Die Fotos in diesem Beitrag wurden uns freundlicherweise von Sonntagmorgen.com zur Verfügung gestellt.